焦作市司法局关于2018年度

全市公证卷宗质量抽查情况的通报

 

各县（市）区司法局、众信公证处：

为进一步贯彻落实《司法部办公厅关于加强公证质量监管严防错证假证的紧急通知》《司法部关于公证执业“五不准”的通知》精神，加强公证质量建设，提升全市公证质量和服务水平，结合年初公证工作要点和《公证质量与服务提升年活动方案》的要求，2018年10月17日至2018年10月29日，市司法局对全市5家公证处卷宗质量进行了抽查，现将检查情况通报如下：

一、检查基本情况

这次检查活动，市司法局抽调了我市3家公证处主任组成评查小组，共抽查卷宗160份，重点检查2018年上半年以来各执业公证员已办结的遗嘱、继承权、证据保全、合同（协议）等类型的公证卷宗,特别是涉及财产处分的委托书、遗嘱、继承、赋予强制执行效力债权文书等公证卷宗。评查组采取随机抽查的方式，对每名执业公证员抽查5份卷宗，对被抽检的公证卷宗现场逐卷打分。

总体上来看，全市公证卷宗质量在稳步提升，大多数公证处的公证卷宗质量较好，卷宗装订整齐美观，证明内容符合受理范围，办证程序合法，收集证明材料齐全完整，公证书证词规范严谨，公证卷宗符合归档要求。但也有部分公证处办证质量下降，博爱县公证处、顺达公证处未严格执行公证相关法律法规，不按司法部和省厅要求办理公证业务，存在明显质量瑕疵和法律风险。温县公证处严重违反《公证法》《司法部关于公证执业“五不准”的通知》有关规定。这些问题的出现反映出相关管理人员、公证处主任和公证员遵守公证法律法规意识不强，工作中不严格执行有关公证工作的各项规定和要求，特别提出批评。下一步市局将根据相关事实，依法严肃处理相关公证处和责任人。

二、检查中发现的主要问题

（一）修武县公证处

受检案卷共性问题：申请表填写不完整，文书格式不符合规范。

受检案卷具体问题：1、豫焦修证内民字第49号卷宗封面公证事项与公证书内容不符。2、豫焦修证内民字第72号、80号变更监护权，实为收养。3、豫焦修证内民字第44号卷宗有涂改未处理。4、豫焦修证内民字第84号申请表填写不完整；有材料未盖印章。

（二）沁阳市公证处

受检案卷共性问题：受检案卷文书格式普遍不符合规范。

受检案卷具体问题：1、豫焦沁证内民字第35号卷宗有涂改未加章。2、豫焦沁证内民字第139号-141号 、143号-144号公证证词用语不准确。3、豫焦沁证内民字第159号询问笔录无针对性；材料未按装订目录排列。4、豫焦沁证内民字第92号公证类别不准确，建议作签名、指印公证；笔录针对性不强；5、豫焦沁证内民字第84号公证书行文不流畅；6、豫焦沁证内民字第99号－104号核实记录不规范。

（三）博爱县公证处

受检案卷共性问题：申请表填写不完整；格式不符合规范；询问笔录有些页码无当事人签字，只有指印；公证书落款格式不符合要求；无卷宗号。

受检案卷具体问题：1、豫焦博证内民字第115号当事人复印件无签字确认、未加盖与原件相符章；笔录无当事人签署日期。2、豫焦博证内民字第93号当事人身份证复印件无指印、未加盖与原件相符章、未确认；笔录无当事人签署日期；公证书文字修改。3、豫焦博证内民字第75号代笔无代笔人签名指纹；身份证明材料无核对人。4、豫焦博证执字第2号－11号申请信息不完整；证明材料不齐；无受理通知；相关证明未盖核实章，核实记录不详细不规范；谈话笔录未页签；公证书执行时间不符合法律规定；卷宗装订不整齐；卷宗顺序不规范。5、豫焦博证内民字第47号卷宗有涂改未加章；卷宗封面有错误。6、豫焦博证内民字第50号卷宗有涂改未加章。7、豫焦博证内民字第1号未核实；卷宗装订不工整。8、豫焦博证内民字第25号材料未按顺序排列。9、豫焦博证内民字第4号、5号材料未按顺序排列；证明材料不够充足，不足以支撑证词。10、豫焦博证内民字第65号公证词用语不准确。

（四）顺达公证处

受检案卷共性问题：文书格式不符合规范；减免公证费用无法定事由、无审批签字；打印件未加盖原件与复印件相符章。

受检案卷具体问题：1、豫焦顺证内民字第190号申请表填写不完整；复印件未加盖与原件相符章；公证词文字表述不严谨；卷宗不整齐。2、豫焦顺证内民字第204号申请表填写不完整；公证词文字表述不严谨。3、豫焦顺证内民字第377号未装订。4、豫焦顺证内民字第188号复印件未加章；复印件不清晰、回证填写不规范、公证词文字表述不严谨。5、豫焦顺证内民字第171号-172号继承权公证书，未见任何核实记录。6、豫焦顺证内民字第161号-163号放弃继承声明书，实收1000，无法定减免事由（房屋112平方米）。7、豫焦顺证内民字第274号、277号、276号三本委托公证卷宗：各实收100，购买房屋没有写明减免理由。8、豫焦顺证内民字第220号无审批意见及法定减免事由。

（五）众信公证处

受检案卷共性问题：公证员出具的公证书正文的字体不一致；送达回证填写不完整；公证书落款格式不符合规范，申请表未按指印；当事人提供材料无签名确认。

受检案卷具体问题：1、豫焦众证内民字第2828号-2829号签发稿无公证员签名。2、豫焦众证内民字第319号-320号身份证等资料无当事人签名；签发稿无公证员签名。3、豫焦众证内民字第490号申请表填写不完整；签发稿公证员无签名；送达回证当事人签名无指印。4、豫焦众证内民字第322号-523号笔录无签署日期；公证书无签发人、审批人意见、公证员未在签发稿签名。5、豫焦众证内民字第567号公证书引用法律不适当。6、豫焦众证内民字第14号当事人提供复印件无签名；公证书签发稿和审批表无审拟签发人；卷宗无归档章、封条无公证处和公证员章。

三、原因分析

（一）个别公证处主任责任意识不强，综合素质不高。

（二）部分公证处不注重公证相关法律法规的学习，审批程序流于形式，遇有重大公证事项未上会集体讨论，审批人员没有认真审核，把关不严。

（三）个别公证员法律素养不高，忽视公证程序，把长期形成的不良不习惯当成个人办理公证业务的指导来遵守，不能严格按照《公证法》等相关法律规范来办理公证业务。

（四）有关县市区司法局没有认真履行监督、指导职责，未能及时发现问题，采取有效措施防范执业风险。

四、整改要求

（一）提高认识，严格整改。相关县市区司法局要召开专题会议研究公证质量问题，以此次公证质量检查为契机，深入细致地开展公证质量自查自纠工作，对评查反馈的问题，要迅速制定整改方案，采取有效措施进行改正和补救，确保卷宗规范，不留隐患。

（二）依法管理，强化监督。各公证机构要不断加强《公证法》《公证程序规则》和司法部“五不准”等公证相关法律法规的定期学习，依法依规办理各类公证事项，严格落实重大公证事项审批制度和重大疑难复杂公证事项集体研究制度，警钟长鸣，确保公证质量。坚决杜绝因公证质量问题引发“舆情”和上访事件，维护司法行政系统的良好形象。

                       

 二〇一八年十一月二日