各县市区社区矫正工作领导小组办公室：

社区矫正档案文书是社区矫正执法活动的重要载体，是社区矫正执法规范化、制度化的重要表现形式，是衡量执法质量的重要标志，是执法过程的重要证据，同时也是确保社区矫正执法活动顺利开展、提高执法水平的重要保证。各单位要高度重视社区矫正档案的管理工作，做到及时建档、按时归档、文书完善、真实准确。　

一、档案管理要求

1、县级司法行政机关应当建立社区矫正人员执行档案。

2、司法所建立社区矫正工作档案。

3、社区矫正人员经批准变更居住地的，县级司法行政机关应当自作出变更决定之日起三个工作日内，将有关法律文书和矫正档案移交新居住地县级司法行政机关。有关法律文书应当抄送原居住地及新居住地人民检察院和公安机关。

4、暂予监外执行或者假释被收监的、重新犯罪或者发现余漏罪被羁押的，其档案应移交公安机关或监狱机关，交接双方应做好登记手续。

5、社区矫正人员解矫后档案由县级司法行政机关统一保存，县市区司法局每年3月1日前将司法所移交的上年度解矫人员工作档案同执行档案整理后，统一存档。

6、查阅档案，凭县市区以上人民政府或政法机关介绍信，经县市区司法局批准，在指定地点阅卷，并填写《社区矫正人员档案借阅登记表》备查。无关人员一律不得查阅社区矫正人员档案。

7、未成年及犯罪时不满十八周岁且被判处五年有期徒刑以下刑罚的社区矫正人员的矫正档案应当保密。

8、社区矫正人员档案管理要坚持准确、齐全、规范、科学、保密的原则。

    二、建档工作要求

    （一）2013年3月份以后报到接收的矫正人员档案，严格按照市局印制的档案封皮、封底、目录进行统一规范，档案原有内容可适当保留（县区前期自行统一的表格），逐步规范，工作实践中确有必要的统一归到“其他材料”中。

    （二）档案填表说明

    1、社区矫正档案分为执行档案和工作档案，县市区司法局建立执行档案，司法所建立工作档案。本档案封皮中间“（）”分别注明：执行或工作。

    2、封皮“档案编号”统一为：年度+县区简称+司矫字+序号。例：执行档案中“（2013）孟司矫字013”，含义为2013年度孟州市司法局第13名报到人员；工作档案中为体现本所人员序列，编号同执行档案，档案封皮右上角括号内用数字注明本所人员序列。如：括号内为“5”，则表示为本所接收的第5名矫正人员。

    3、执法文书文号编写原则：（以孟州市司法局为例}

（1）调查评估意见书的文号为： (2013)孟司矫调字1号；

（2）“基本信息登记表”编号同档案编号

（3）违反社区矫正规定警告决定书文号为：(2013)孟司矫警决字1号；

　　（4）治安管理处罚建议书文号为：(2013)孟司矫罚建字第1号；

（5）撤销缓刑建议书、撤销假释建议书文号为：(2013)孟司矫撤建字第1号；

　　（6）收监执行建议书文号为：(2013)孟司矫收建字第1号；

　　（7）社区矫正人员减刑建议书的文号为：(2013)孟司矫减建字第1号；

　 （8）解除社区矫正证明书的文号为：(2013)孟司矫解证字1号；

　　（9）解除社区矫正通知书的文号为：(2013)孟司矫解通字第1号；

　 （10）社区矫正人员死亡通知书文号为：(2013)孟司矫亡字第1号；

其中，顺序号从1号开始流水编写，每年一个流水号。

　 三、本通知自下发之日起试行。请各地认真执行，实施情况及执行中遇到的问题，请及时报市社区矫正工作领导小组办公室。

　　

二○一三年六月一日

主题词: 社区矫正 档案管理 通知

焦作市社区矫正工作领导小组办公室 2013年6月1日印发